Aannamebeleid vrijwilligers

Rugby Club ’t Gooi maken we met zijn allen. We zijn daarbij afhankelijk van vrijwilligers. Om het veilige sportklimaat te waarborgen, verwachten we van vrijwilligers dat zij een verklaring omtrent gedrag (een “VOG”) kunnen overleggen. Om het onze vrijwilligers zo eenvoudig mogelijk te maken en te ondersteunen, hebben we een paar stappen opgesteld om samen met potentiele vrijwilligers te doorlopen.

Als eerste is er natuurlijk een gesprek met, afhankelijk van de functie, bijvoorbeeld het bestuur, het jeugdbestuur of het kader bij opvolging en altijd met de secretaris ivm de VOG-aanvraag. Tijdens dit intakegesprek kan worden uitgezocht wat de wensen en vaardigheden zijn van de vrijwilliger en de mogelijkheden die we op de club hebben.

Aan de hand van het gesprek, wordt een functie-specifieke VOG-aanvraag gedaan. Dit geldt voor alle functies waarbij sprake is van contact met kwetsbare leden van de club. Denk hierbij bijvoorbeeld aan functies in het bestuur, het kader (coaches, trainers, refs, teammanagers), etc. Een functie-specifieke VOG-aanvraag zorgt er dus voor dat bij het aanvraagproces alleen wordt gekeken naar het verleden van de vrijwilliger voor zover dat voor de uitvoerende functie van belang is.

De risicogebieden (afhankelijk van de functie) waarnaar gekeken kan worden zijn:

  1. Informatie; met gevoelige vertrouwelijke informatie, systemen omgaan
  2. Geld; budgetbevoegdheid hebben, met waardepapieren omgaan
  3. Goederen; oneigenlijk gebruik waarbij milieudelicten, vervalsing of procesverstoring kan plaatsvinden
  4. Diensten; het verlenen van diensten (advies, catering, onderhoud, etc.)
  5. Zakelijke transacties; offertes, advisering en bemiddeling. Geheime informatie
  6. Proces; bedienen en onderhouden van vervoer en machines
  7. Aansturen organisatie; onjuiste of onzorgvuldige bedrijfsvoering
  8. Personen; belast zijn met de zorg voor kwetsbaren

De VOG wordt aangevraagd door de club. Het enige dat van de vrijwilliger wordt verwacht is het afronden van de aanvraag met zijn/haar Digid. Nadat de VOG is verkregen, wordt deze getoond aan de secretaris van het bestuur, welke deze administreert. De VOG wordt dus niet ingenomen.

Als een vrijwilliger van functie verandert, wordt de VOG gecontroleerd op geldigheid. Wanneer de functie in een andere categorie valt, dient een nieuwe VOG aangevraagd te worden. Hoewel VOG’s onbeperkt geldig zijn, streven we ernaar om deze elke 3 jaar te vernieuwen.

Indien gewenst door een potentiele vrijwilliger, kan een proefperiode worden overeengekomen waarbij de vrijwilliger kan meelopen met een ervaren vrijwilliger (met een VOG) en op die manier kennismaken met de functie. De club kan zo helpen met het inwerken en ontdekken of de functie passend is zonder dat direct het VOG aanvraagproces dient te worden doorlopen. Voor sommige functies kunnen trainingen gevolgd worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een ref-training en coach/trainers-trainingen.

Als laatste wordt de vrijwilliger verplicht de Code of Conduct te ondertekenen.

Wat is een “Verklaring Omtrent Gedrag”?

Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een verklaring van het ministerie van Veiligheid en Justitie waaruit blijkt dat het gedrag uit het verleden van een persoon geen bezwaar oplevert voor het gevraagde doel, in ons geval het werken met minderjarigen. Door het aanvragen van een VOG, voorkomen we dat bijvoorbeeld een voor ontucht veroordeelde jeugdtrainer wordt aangesteld. Hiermee is een (VOG) één van de maatregelen die wij nemen om de kans op seksueel, fysiek en/of geestelijk misbruik binnen onze club te verkleinen.

Aan het aanvragen van een VOG zijn normaal gesproken kosten verbonden maar als deze via de club wordt aangevraagd is deze gratis. Een aanvraag is simpel en verloopt via onderstaande stappen.

  1. VOG aanvragen
    Rugby Club ‘t Gooi zet de aanvraag in gang en geeft daarbij het e-mailadres van de vrijwilliger mee.
  2. VOG aanvraag invullen
    Degene, die gescreend wordt, ontvangt op het opgegeven emailadres een link waar zij/hij kan inloggen met DigiD. Vervolgens vult zij/hij de gegevens aan en geeft akkoord. De screening wordt uitgevoerd. Wordt de aanvraag goedgekeurd, dan ligt de VOG binnen enkele dagen bij de vrijwilliger op de mat.
  3. VOG tonen bij de vereniging
    De vrijwilliger toont de originele VOG bij de secretaris van het bestuur en deze noteert dit in de ledenadministratie. De VOG verklaring blijft in het bezit van de vrijwilliger!